en fr nl de
Über all2all Kontakt Charta Aktuelles
all2all

E-Mail und Mailinglisten

Fragen zu Mailboxen, E-Mail-Programmen, POP3, IMAP, Webmail, Mailinglisten und zuverlässig?gem Mailversand von Websites.

Fragen

Wie erstelle ich ein neues E-Mail-Konto?

Mailhosting wird getrennt vom Webhosting verwaltet. Das verbessert Sicherheit und Kontinuität: ein Vorfall auf einer Website soll nicht automatisch den Maildienst betreffen, und Mailverwaltung wird nicht über Website-Zugänge offengelegt.

Die Mailverwaltung verwendet eigene Zugangsdaten, getrennt von der Website-Verwaltung. Mailhosting muss für die Domain zuerst aktiviert sein, weil manche bei all2all gehostete Domains externe Mailanbieter verwenden.

Nach der Aktivierung konfiguriert all2all die nötigen DNS-Einträge, darunter MX, SPF und DKIM, falls zutreffend.

In der Mailverwaltung können Mailboxen, Aliasse, Weiterleitungen und automatische Antworten erstellt werden. Dort lassen sich auch Passwörter ändern, Konten entfernen und Speicherlimits setzen.

Wenn die Verwaltung noch nicht aktiv ist, kontaktieren Sie den Support mit Domainname und Kundenname.

Der Benutzername ist der Anmeldename, der in Virtualmin im Menü „Users“ in der Spalte „Username“ angezeigt wird. Er ist nicht immer identisch mit der vollständigen E-Mail-Adresse.

Welche E-Mail-Programme empfehlen wir?

Für Desktop-Computer empfehlen wir Thunderbird auf Linux, macOS und Windows. Thunderbird ist ausgereift, Open Source, funktioniert gut mit Standard-IMAP/SMTP-Konten und lässt die Mailkonfiguration unter Kontrolle der Nutzerinnen und Nutzer.

Apple Mail funktioniert ebenfalls gut auf macOS, iPhone und iPad, wenn IMAP und SMTP korrekt eingerichtet sind. Auf Apple-Geräten ist es bereits enthalten; normalerweise ist kein separater Download nötig.

Von Outlook raten wir für all2all-Mailkonten eher ab. Neuere Outlook-Versionen können Nicht-Microsoft-Konten, darunter IMAP-Mailboxen, über die Microsoft Cloud synchronisieren. Das wirft zusätzliche Fragen zu Datenschutz, DSGVO und Abhängigkeit auf, besonders für Organisationen, die bewusst unabhängiges Mailhosting verwenden. Außerdem verursacht Outlook wiederkehrende Supportprobleme mit Authentifizierungsmethoden, Ports und automatischer Kontoerkennung.

Auf Android empfehlen wir Thunderbird for Android. Die App ist auch im Google Play Store verfügbar. Sie kann Kontoeinstellungen per QR-Code aus der Thunderbird-Anwendung übernehmen. Wenn das Konto am Rechner bereits funktioniert, ist die Einrichtung auf dem Handy dadurch sehr einfach und schnell, ohne Rechnernamen, Ports und Benutzernamen manuell neu einzutippen.

Für iPhone gibt es derzeit kein Thunderbird. Verwenden Sie dort Apple Mail. BlueMail kann bei Bedarf verwendet werden, ist aber nicht quelloffen.

Wie konfiguriere ich mein E-Mail-Programm?

Verwenden Sie den Mailserver, der Ihrer Domain zugewiesen ist. Das kann zum Beispiel moses.all2all.org, maximusconfessor.all2all.org, vonmuenchhausen.all2all.org oder hermes.all2all.org sein.

Empfohlener Empfang:

  • IMAP: Port 143 mit STARTTLS
  • IMAPS: Port 993 mit SSL/TLS

Empfohlener Versand:

  • SMTP Submission: Port 587 mit STARTTLS und Authentifizierung
  • SMTPS: Port 465 mit SSL/TLS und Authentifizierung

POP bleibt für ältere Einrichtungen verfügbar:

  • POP3: Port 110 mit STARTTLS
  • POP3S: Port 995 mit SSL/TLS

Für den Versand sind Authentifizierung und Passwort erforderlich. Verwenden Sie als Authentifizierung „normales Passwort“ oder „Passwort, unverschlüsselt über TLS“. Verwenden Sie kein SPA, CRAM-MD5, NTLM oder ähnliche alte Methoden.

Der Benutzername ist der Mailbox-Anmeldename aus Virtualmin, Menü „Users“, Spalte „Username“. Er ist nicht unbedingt die vollständige E-Mail-Adresse. Das Passwort ist das Passwort der Mailbox.

Authentifizierter SMTP-Versand ist auf den Ports 587 und 465 erforderlich und sollte für ausgehende E-Mail immer bevorzugt werden.

Was ist der Unterschied zwischen POP3 und IMAP?

IMAP belässt Nachrichten auf dem Server und synchronisiert Ordner zwischen mehreren Geräten. Das ist heute die empfohlene Methode.

POP3 lädt Nachrichten klassisch auf ein Gerät herunter. Je nach Einstellung können Nachrichten danach vom Server gelöscht werden. Das ist für mehrere Geräte meist ungeeignet.

Achtung: Verwenden Sie POP3 und IMAP nicht gleichzeitig für dieselbe Mailbox. Wenn Sie mehrere Geräte oder Programme mit derselben Mailbox nutzen möchten, verwenden Sie ausschließlich IMAP.

Welche maximale Nachrichtengröße akzeptieren all2all-Mailserver?

Die aktuell akzeptierte maximale Nachrichtengröße beträgt 50 MB.

Viele externe Mailserver verwenden niedrigere Grenzen, oft etwa 25 MB. Anhänge wachsen während des Mailtransports zusätzlich durch Kodierung.

Für größere Dateien sind SFTP, SCP, Webhosting-Speicher oder geteilte Download-Links zuverlässig?ger. E-Mail eignet sich vor allem für Dokumente, komprimierte Archive und Anhänge mittlerer Größe.

Wie greife ich auf Webmail zu?

Verwenden Sie die Webmail-Oberfläche auf dem Dienstrechner, der Ihre Mailbox hostet:

Melden Sie sich mit demselben Mailbox-Benutzernamen und Passwort an, die auch für IMAP, POP3 und SMTP-Authentifizierung verwendet werden.

Webmail eignet sich gut, wenn Sie nicht am üblichen Gerät sind, schnellen Zugriff brauchen oder prüfen möchten, ob ein Mailproblem vom E-Mail-Programm oder von der Mailbox kommt.

Prüfen Sie in den Webmail-Einstellungen auch die Absenderidentität unter Preferences → Identity → From. Die sichtbare Absenderadresse sollte Ihre echte E-Mail-Adresse sein, auch wenn die Anmeldung über einen Mailbox-Benutzernamen erfolgt.

Wie wechsle ich von POP3 zu IMAP?

Erstellen Sie im E-Mail-Programm ein neues IMAP-Konto mit denselben Zugangsdaten. Löschen Sie das alte POP3-Konto nicht sofort, bevor lokale Nachrichten gesichert sind.

Kopieren Sie lokale Ordner, die nur im POP3-Konto liegen, in die IMAP-Ordner. Danach können sie mit dem Server synchronisiert werden.

Achtung: Lassen Sie POP3 und IMAP nicht dauerhaft parallel auf derselben Mailbox laufen. Das führt häufig zu fehlenden Nachrichten, doppelten Ordnern oder unklaren Löschvorgängen. Wenn eine Mailbox von mehreren Geräten oder Programmen genutzt wird, verwenden Sie überall IMAP.

Nachrichten, die bereits in ein POP3-Konto heruntergeladen wurden, erscheinen nicht automatisch wieder auf dem Server. Wenn ältere E-Mails per IMAP verfügbar sein sollen, verschieben oder kopieren Sie sie im E-Mail-Programm manuell in die IMAP-Ordner.

Prüfen Sie außerdem, dass Sent, Trash und Drafts auf dem Server existieren und dass gesendete Nachrichten im serverseitigen Sent-Ordner gespeichert werden.

Werden eingehende E-Mails auf Spam und Viren geprüft?

Ja. Verwaltete all2all-Mailserver verwenden ClamAV für Virenprüfung und SpamAssassin für Spam-Bewertung.

SpamAssassin bewertet Inhalt, Absenderreputation, DNS-Prüfungen, Header und technische Policy-Tests. Die Filterung ist so eingestellt, dass falsche Treffer reduziert werden: offensichtlicher Spam kann abgewiesen werden, während Grenzfälle markiert zugestellt werden können.

Kein Filter blockiert alle unerwünschten Nachrichten, ohne gelegentlich legitime Nachrichten zu gefährden. Prüfen Sie Spamordner regelmäßig.

Offen veröffentlichte E-Mail-Adressen auf Websites erhöhen Spam. Verwenden Sie geschützte Kontaktformulare, wo es sinnvoll ist.

Auf selbstverwalteten virtuellen oder dedizierten Servern können die Filterregeln abweichen.

Wie erstelle ich eine Mailingliste?

Mailinglisten werden auf Anfrage erstellt. Kontaktieren Sie den Support mit:

  • gewünschtem Listennamen
  • Domainnamen
  • geplantem Zweck

Eine Liste hat normalerweise eine Adresse wie listenname@lists.ihre-domain.example.

Nach der Erstellung erhalten Sie Zugriff auf die Verwaltungsoberfläche. Ändern Sie das anfängliche Administratorpasswort nach der ersten Anmeldung.

Listen müssen dem Opt-in-Prinzip folgen: keine unaufgeforderte Massenmail, ein klarer Zweck der Anmeldung und Abonnentinnen und Abonnenten, die sich bewusst eingetragen haben.

Für große Listen oder hohes Versandvolumen kontaktieren Sie den Support vorab, damit die Einrichtung geprüft werden kann.

Wie greife ich auf die Mailinglisten-Administration zu?

Nach der Erstellung sendet der Listenserver die Verwaltungsadresse und das anfängliche Passwort per E-Mail.

Prüfen Sie bei der ersten Anmeldung Abonnementregeln, Moderation, Absenderrechte, Antwortverhalten und Sichtbarkeit der Archive.

Entscheiden Sie ausdrücklich, ob Archive öffentlich, privat oder deaktiviert sein sollen. Für interne oder vertrauliche Listen sind private oder deaktivierte Archive empfohlen.

Für Newsletter-Nutzung sollten Moderation aktiviert, Absenderrechte beschränkt und das Antwortverhalten geprüft werden.

Wie konfiguriere ich einen reinen Ankündigungs-Newsletter mit Mailman?

Eine Ankündigungsliste sollte so konfiguriert werden, dass nur berechtigte Absender an die Liste schreiben dürfen. Antworten von Abonnenten werden entweder moderiert oder blockiert.

Wichtig sind:

  • klare Absenderadresse
  • einfache Abmeldung
  • moderierte oder gesperrte Antworten
  • kein Versand über normale CC/BCC-Listen

Für größere Kampagnen, visuelle Vorlagen oder Statistiken können externe Werkzeuge wie Brevo oder Mailchimp genutzt werden. Der wichtige Unterschied ist: Mailman bleibt in der eigenen Infrastruktur gehostet, während externe Plattformen den Versand auf Systeme Dritter verlagern.

Meine E-Mail funktioniert nicht mehr: Was prüfe ich zuerst?

Prüfen Sie zuerst, ob Webmail funktioniert. Wenn Webmail funktioniert, sind Mailbox und Passwort meist korrekt, und das Problem liegt wahrscheinlich in den Einstellungen des E-Mail-Programms.

Prüfen Sie dann:

  • Mailbox-Benutzername genau wie in Virtualmin angezeigt
  • aktuelles Mailbox-Passwort
  • Rechnername des IMAP- oder POP-Dienstrechners
  • Rechnername des SMTP-Dienstrechners
  • STARTTLS- oder SSL/TLS-Einstellung
  • Speicherlimit der Mailbox

Wenn Webmail ebenfalls nicht funktioniert, müssen Passwort, Mailbox-Zustand oder Speicherlimit geprüft werden. Kontaktieren Sie den Support mit Domainname, Mailbox-Benutzername und genauer Fehlermeldung.

Ich kann nicht per SMTP senden: Was soll ich prüfen?

Verwenden Sie Port 587 mit STARTTLS und Authentifizierung. Port 465 mit direktem SSL/TLS kann als Ausweichlösung verwendet werden.

Port 25 ist vor allem für Server-zu-Server-Transport vorgesehen und nicht für normale E-Mail-Programme.

Empfohlene Einstellungen:

  • SMTP-Server: der Mailserver der Domain
  • Port 587 mit STARTTLS, empfohlen
  • Port 465 mit SSL/TLS, Ausweichlösung
  • Authentifizierung: erforderlich
  • Authentifizierungsmethode: PLAIN, PASSWORD oder normales Passwort

Der Benutzername ist der Mailbox-Anmeldename aus Virtualmin. Er ist nicht immer die vollständige E-Mail-Adresse. Deaktivieren Sie SPA, CRAM-MD5, NTLM und ähnliche automatische Verfahren.

Wenn der Versand weiter fehlschlägt, notieren Sie die genaue Fehlermeldung und den Zeitpunkt des Versuchs. So lässt sich besser unterscheiden, ob es um falsches Passwort, blockierten Port, TLS-Problem oder Ablehnung durch einen entfernten Mailserver geht.

Warum ist meine Mailbox voll?

Prüfen Sie das Speicherlimit in der E-Mail-Verwaltung. Das Webmail zeigt das Speicherlimit nicht in jeder Konfiguration zuverlässig?g an.

Löschen oder archivieren Sie große Nachrichten und leeren Sie den Papierkorb. Bei IMAP wird eine gelöschte Nachricht oft nur in den Papierkorb verschoben; Speicher wird erst frei, wenn der Papierkorb geleert wurde.

Große Ordner wie Sent, Trash, Spamordner und alte Anhänge sind häufige Ursachen.

Wenn mehrere Geräte dieselbe Mailbox verwenden, vermeiden Sie Einstellungen, die jede gesendete Nachricht doppelt speichern. Für langfristige Archivierung verschieben Sie alte E-Mails in lokale Ordner oder fragen Sie nach einer Prüfung des Speicherlimits.

Warum erhalte ich einen Fehler beim Senden an zu viele Empfänger?

Große CC- oder BCC-Listen sind auf gemeinsam genutzten Mailservern begrenzt. Als Richtwert sollten direkte Empfängerlisten ungefähr 50 Empfänger pro Nachricht nicht überschreiten, inklusive To, CC und BCC.

Große Empfängerlisten sehen für Filter wie Massenmail aus und können Anti-Spam-Schutz, entfernte Filter oder zeitweilige Ablehnung auslösen.

Für größere Verteiler verwenden Sie Mailman oder einen Newsletter-Dienst. Dedizierte Mailing-Systeme bieten bessere Zustellbarkeit und bessere Listenverwaltung. Siehe auch: Begrenzung der Empfängerzahl bei ausgehender E-Mail.

Warum landen manche E-Mails im Spam?

Spamfilter bewerten viele Signale gleichzeitig: Absenderadresse, Serverreputation, SPF, DKIM, DMARC, Inhalt, Links, Anhänge und Versandverhalten.

Häufige Ursachen sind:

  • fehlende oder falsche SPF/DKIM/DMARC-Einträge
  • Weiterleitungen, die SPF brechen
  • Newsletter-Versand über ein normales Mailkonto
  • viele Empfänger in CC/BCC
  • verdächtige Links oder Anhänge

Für regelmäßige Aussendungen ist eine Mailingliste oder ein Newsletter-Dienst besser als normaler SMTP-Versand.

Website-generierte E-Mail sollte nach Möglichkeit authentifizierten SMTP-Versand verwenden. Wenn Sie Hilfe brauchen, kontaktieren Sie den Support mit Absenderadresse, Empfängeradresse und ungefährer Versandzeit.

Wie konfiguriere ich DNS, SPF, DKIM, DMARC oder TXT für externe Dienste?

Externe Dienste wie Microsoft 365, Google Workspace, Brevo, Mailchimp oder Verifizierungsplattformen verlangen oft DNS-Einträge.

Häufige Typen sind:

  • MX für Mailrouting
  • SPF als TXT-Eintrag für erlaubte Absender
  • DKIM als TXT- oder CNAME-Eintrag für Signaturen
  • DMARC als TXT-Eintrag für Policy und Reporting
  • TXT-Einträge zur Domainprüfung

Senden Sie dem Support die exakten Angaben des externen Dienstes, einschließlich Rechnername, Typ und Wert. Fassen Sie mehrere unabhängige TXT-Werte nicht zusammen, außer der Anbieter verlangt es ausdrücklich.

Wenn all2all Mail für die Domain hostet, müssen DNS-Änderungen die all2all-MX-, SPF- und DKIM-Einrichtung erhalten, außer der Maildienst wird bewusst woandershin verlagert. Wenn Mail von all2all wegzieht, informieren Sie bitte den Support. Dann können wir die lokale Mailzustellung deaktivieren; sonst kann intern erzeugte oder geroutete E-Mail innerhalb der all2all-Infrastruktur weiter lokal zugestellt werden, statt zum neuen externen Anbieter zu gehen.

Warum kann ich senden, aber nicht empfangen?

Senden und Empfangen sind zwei getrennte Wege. Empfang hängt vor allem von MX-Einträgen, DNS, Mailboxzustand und lokalem Routing auf dem Dienstrechner ab.

Prüfen Sie:

  • MX-Einträge zeigen auf die richtigen Mailserver
  • die Domain verwendet die vorgesehenen Nameserver
  • die Mailbox existiert und ist nicht voll
  • lokale Mailzustellung ist korrekt aktiviert oder deaktiviert

Eine Domain kann korrekt senden, während eingehende E-Mail noch an einen anderen Ort zugestellt wird. Wenn Empfang nicht funktioniert, prüfen Sie zuerst, wohin die MX-Einträge zeigen.

Wenn die Domain externe Mailserver nutzt, muss all2all wissen, dass die lokale Mailzustellung deaktiviert werden soll.

Welchen SMTP-Port soll ich verwenden?

Für E-Mail-Programme ist Port 587 mit STARTTLS und Authentifizierung empfohlen.

Port 465 mit direktem SSL/TLS kann als Ausweichlösung verwendet werden. Port 25 ist hauptsächlich für Server-zu-Server-Verkehr und interne Relays gedacht.

Warum sendet das Kontaktformular auf meiner Website nicht zuverlässig?

Moderne Websites sollten sich nicht nur auf einfache Server-Mailfunktionen verlassen.

Kontaktformulare senden oft mit einer falschen oder nicht authentifizierten Absenderadresse. Das führt leicht zu Ablehnungen oder Spam-Einstufung.

Besser ist authentifizierter SMTP-Versand mit einer echten Absenderadresse der Domain. WordPress-Formularplugins sollten entsprechend konfiguriert werden.

Wenn Formulare unzuverlässig?g senden, prüfen Sie zuerst die Mailkonfiguration der Website. Der Support kann helfen zu prüfen, ob die Nachricht den Dienstrechner erreicht hat.

Wie sollten Website-Formulare gegen Missbrauch und Spam konfiguriert werden?

Die endgültige Empfängeradresse muss fest in der Website-Konfiguration stehen. Besucher dürfen die Empfängeradresse niemals über ein Formularfeld bestimmen können.

Verwenden Sie eine echte Mailbox-Adresse Ihrer eigenen Domain als Absender. Besucherangaben gehören in Reply-To, nicht in die technische Absenderadresse. Das hält SPF, DKIM und DMARC sauberer.

Empfohlen:

  • authentifizierter SMTP-Versand
  • feste Empfängeradresse
  • Schutz gegen automatisierte Einträge, etwa CAPTCHA oder versteckte Anti-Bot-Felder
  • keine frei wählbaren Mail-Header aus Formularfeldern
  • Begrenzung der Zahl von Einsendungen
  • Logging, falls ein Formular missbraucht wird

Bei fortgeschrittenen Skripten sollte die Absenderadresse ausdrücklich gesetzt werden; wenn unterstützt, auch mit der Option -r für den Envelope-Sender.

Welche Authentifizierungsmethode soll ich im E-Mail-Programm wählen?

Wählen Sie „normales Passwort“ oder „Passwort, unverschlüsselt über TLS“. Die Verbindung selbst wird durch STARTTLS oder SSL/TLS geschützt.

Verwenden Sie kein SPA, CRAM-MD5 oder ähnliche alte Verfahren.

Warum funktioniert mein Passwort in Webmail, aber nicht im E-Mail-Programm?

Wenn Webmail funktioniert, ist das Passwort meist korrekt. Dann liegt das Problem häufig an den Einstellungen des E-Mail-Programms.

Prüfen Sie:

  • Benutzername entspricht dem Mailbox-Anmeldenamen aus Virtualmin
  • IMAP/SMTP-Rechnername ist korrekt
  • Port und Verschlüsselung stimmen
  • SMTP-Authentifizierung ist aktiviert
  • keine alte Authentifizierungsmethode wie SPA aktiv

Löschen Sie das Konto im E-Mail-Programm nicht sofort, wenn lokale Nachrichten darin liegen. Erstellen Sie bei Bedarf zuerst eine Sicherung.

Bestellen