en fr nl de
Over all2all Contact Handvest Nieuws
all2all

E-mail en mailinglijsten

Vragen over mailboxen, mailprogramma’s, POP3, IMAP, webmail, mailinglijsten en mail vanuit websites.

Vragen

Hoe maak ik een nieuw e-mailaccount?

Mailhosting staat los van webhosting. Dat is veiliger en robuuster: een incident op een website mag niet automatisch de mail raken, en mailbeheer wordt niet via de websitetoegang blootgesteld.

Mailboxbeheer gebruikt aparte aanmeldingen, los van websitebeheer. Mailhosting moet eerst voor het domein geactiveerd zijn, omdat sommige gehoste domeinen externe mailproviders gebruiken.

Na activatie configureert all2all de nodige DNS-records, waaronder MX, SPF en DKIM wanneer dat van toepassing is.

Via het mailbeheerpaneel kun je mailboxen, aliassen, doorstuuradressen en autoresponders maken, wachtwoorden wijzigen, accounts verwijderen en quota instellen.

Is mailbeheer nog niet actief, contacteer support met domeinnaam en klantnaam.

Welke mailsoftware raden we aan?

Op desktop raden we Thunderbird aan op Linux, macOS en Windows. Het is volwassen, open source, werkt goed met standaard IMAP/SMTP-accounts en houdt de mailconfiguratie onder controle van de gebruiker.

Apple Mail werkt ook goed op macOS, iPhone en iPad wanneer IMAP en SMTP correct ingesteld zijn. Het is standaard aanwezig op Apple-toestellen.

We raden Outlook niet aan voor all2all-mailaccounts. Recente Outlook-versies kunnen niet-Microsoft accounts, waaronder IMAP-mailboxen, via de Microsoft Cloud synchroniseren. Dat roept vragen op rond privacy, GDPR en afhankelijkheid voor organisaties die bewust onafhankelijke mailhosting gebruiken. Outlook veroorzaakt ook regelmatig supportproblemen met authenticatiemethodes, poorten en automatische accountdetectie.

Op Android is Thunderbird for Android aanbevolen. Het staat ook in Google Play. Het kan accountinstellingen uit Thunderbird Desktop importeren door een QR-code te scannen. Als het account op de computer al werkt, gaat de gsm-configuratie daardoor snel en zonder servernamen, poorten en gebruikersnamen opnieuw over te typen.

Er is momenteel geen Thunderbird voor iPhone. Gebruik op iPhone Apple Mail. BlueMail kan indien nodig, maar is niet open source.

Hoe configureer ik mijn e-mailprogramma?

Gebruik de mailserver die aan je domein is toegewezen. Dat kan bijvoorbeeld moses.all2all.org, maximusconfessor.all2all.org, vonmuenchhausen.all2all.org of hermes.all2all.org zijn.

Aanbevolen inkomende mail:

  • IMAP: poort 143 met STARTTLS
  • IMAPS: poort 993 met SSL/TLS direct

Aanbevolen uitgaande mail:

  • SMTP submission: poort 587 met STARTTLS en authenticatie
  • SMTPS: poort 465 met SSL/TLS direct en authenticatie

POP blijft beschikbaar voor oudere configuraties:

  • POP3: poort 110 met STARTTLS
  • POP3S: poort 995 met SSL/TLS direct

Gebruik de mailbox-aanmelding exact zoals die in Virtualmin staat, in het menu “Users”, kolom “Username”. Dat is niet noodzakelijk het volledige e-mailadres. Het wachtwoord is het mailboxwachtwoord.

Geauthenticeerde SMTP is verplicht op poort 587 en 465 en is altijd de juiste keuze voor uitgaande mail.

Wat is het verschil tussen POP3 en IMAP?

POP3 downloadt berichten naar een lokaal toestel. Traditioneel kunnen mails daarna van de server verwijderd worden en vooral op één computer bewaard blijven.

IMAP houdt berichten op de server en synchroniseert mappen tussen toestellen. Lees, verplaats of verwijder je een bericht op één toestel, dan zie je die wijziging ook op de andere toestellen.

IMAP is aanbevolen voor de meeste gebruikers, omdat mail meestal op meerdere toestellen gelezen wordt. POP3 blijft beschikbaar voor wie bewust alleen lokale opslag wil.

Let op: gebruik nooit POP3 en IMAP tegelijk op dezelfde mailbox. Dat kan vreemd gedrag veroorzaken, vooral met verwijderde, verplaatste of al gedownloade berichten. Wil je dezelfde mailbox op meerdere toestellen of mailprogrammas gebruiken, gebruik dan overal IMAP.

Wat is de maximale berichtgrootte op all2all-mailservers?

De huidige maximale berichtgrootte is 50 MB.

Veel externe mailservers hanteren lagere limieten, vaak rond 25 MB. Bijlagen worden tijdens mailtransport ook groter door encoding.

Voor grotere bestanden gebruik je beter SFTP, SCP, webruimte of gedeelde downloadlinks. E-mail is bedoeld voor documenten, gecomprimeerde archieven en bijlagen van beperkte grootte.

Hoe krijg ik toegang tot webmail?

Gebruik de webmailomgeving van de server waarop je mailbox staat:

Log in met dezelfde mailbox-gebruikersnaam en hetzelfde wachtwoord als voor IMAP, POP3 en SMTP-authenticatie.

Webmail is handig wanneer je niet aan je gewone toestel zit, snel toegang nodig hebt of wilt testen of een mailprobleem uit het programma of uit de mailbox komt.

Controleer in de webmailvoorkeuren de afzenderidentiteit onder Preferences → Identity → From. Het zichtbare afzenderadres moet je echte e-mailadres zijn, ook wanneer de authenticatie een technische mailbox-aanmelding gebruikt.

Hoe schakel ik over van POP3 naar IMAP?

Configureer dezelfde mailbox opnieuw in je mailprogramma, maar kies IMAP in plaats van POP3. De aanmelding en het wachtwoord blijven dezelfde.

Met IMAP blijven berichten en mappen op de server en synchroniseren ze tussen toestellen.

Let op: blijf POP3 en IMAP niet samen gebruiken op dezelfde mailbox. Wordt de mailbox op meerdere toestellen of mailprogramma’s gebruikt, kies dan overal IMAP.

Berichten die al in een POP3-account gedownload zijn, komen niet automatisch terug op de server. Wil je oudere mail via IMAP beschikbaar maken, kopieer of verplaats die berichten dan handmatig naar IMAP-mappen vanuit je mailprogramma.

Controleer ook dat Sent, Trash en Drafts op de server bestaan, en dat verzonden mail in de server-side Sent-map wordt opgeslagen.

Worden inkomende e-mails gescand op spam en virussen?

Ja. Beheerde all2all-mailservers gebruiken ClamAV voor virusscanning en SpamAssassin voor spambeoordeling.

SpamAssassin kijkt naar inhoud, afzenderreputatie, DNS-controles, headers en technische policy-tests. De filtering zoekt een evenwicht: duidelijke spam kan geweigerd worden, twijfelgevallen kunnen gemarkeerd aankomen.

Geen enkele filter stopt alle ongewenste mail zonder af en toe legitieme mail te riskeren. Controleer spamfolders regelmatig.

E-mailadressen open op websites publiceren verhoogt spam sterk. Gebruik waar passend beschermde contactformulieren.

Op zelfbeheerde virtuele of dedicated servers kunnen filterregels verschillen.

Hoe maak ik een mailinglijst?

Mailinglijsten worden op aanvraag aangemaakt. Contacteer support met:

  • gewenste lijstnaam
  • domeinnaam
  • verwacht gebruik

Een lijst heeft meestal een adres zoals lijstnaam@lists.jouw-domein.example.

Na creatie krijg je administratieve toegang via de beheerpaneel van de lijst. Wijzig het initiële beheerderswachtwoord na de eerste aanmelding.

Lijsten moeten opt-in blijven: geen ongevraagde bulkmail, een duidelijke abonnementsreden en abonnees die bewust zijn ingeschreven.

Voor grotere lijsten of hoog volume: contacteer support vooraf zodat de opzet geëvalueerd kan worden.

Hoe krijg ik toegang tot het beheer van de mailinglijst?

Na de creatie stuurt de lijstserver de beheer-URL en het initiële wachtwoord per mail.

Controleer bij de eerste aanmelding het abonnementsbeleid, moderatieregels, afzendrechten, reply-instellingen en archiefzichtbaarheid.

Beslis expliciet of archieven publiek, privé of uitgeschakeld zijn. Voor interne of vertrouwelijke lijsten zijn privéarchieven of uitgeschakelde archieven aan te raden.

Voor nieuwsbriefgebruik: activeer moderatie, beperk toegelaten afzenders en controleer hoe replies verwerkt worden.

Hoe configureer ik een announce-only nieuwsbrief met Mailman?

Mailman kan zo ingesteld worden dat alleen toegelaten afzenders kunnen posten, terwijl abonnees enkel berichten ontvangen.

De veiligste aanpak is standaardmoderatie:

  • abonnees ontvangen berichten
  • goedgekeurde afzenders mogen publiceren
  • niet-toegelaten berichten blijven in moderatie

Controleer afzendermoderatie, privacy van abonnementen, archiefzichtbaarheid en reply-instellingen. Replies mogen niet automatisch naar de volledige lijst gaan tenzij dat echt de bedoeling is.

Voor grotere campagnes, visuele templates of statistieken kunnen externe tools zoals Brevo of Mailchimp gebruikt worden. Het belangrijke verschil: Mailman blijft binnen je eigen infrastructuur gehost, terwijl externe platforms de mailingactiviteit bij derden plaatsen.

Mijn e-mail werkt niet meer: wat controleer ik eerst?

Controleer eerst of webmail ook problemen geeft. Werkt webmail, dan zijn mailbox en wachtwoord meestal correct en zit het probleem waarschijnlijk in de mailprogrammainstellingen.

Controleer eerst:

  • mailbox-gebruikersnaam exact zoals in Virtualmin
  • huidig mailboxwachtwoord
  • IMAP- of POP-servernaam
  • SMTP-servernaam
  • STARTTLS- of SSL/TLS-instelling
  • quota van de mailbox

Werkt webmail ook niet, dan vragen wachtwoord, mailboxstatus of quota mogelijk aandacht. Contacteer support met domeinnaam, mailbox-gebruikersnaam en de exacte foutmelding.

Ik kan niet verzenden via SMTP: wat controleer ik?

Gebruik geauthenticeerde SMTP submission, niet poort 25 vanaf laptop, telefoon of kantoornetwerk.

Aanbevolen instellingen:

  • SMTP-server: de mailserver van het domein
  • poort 587 met STARTTLS, aanbevolen
  • poort 465 met SSL/TLS direct, fallback
  • authenticatie: verplicht
  • authenticatiemethode: plain of normaal wachtwoord

De gebruikersnaam is de mailbox-aanmelding zoals getoond in Virtualmin. Dat is niet altijd het volledige e-mailadres. Zet SPA, CRAM-MD5, NTLM en gelijkaardige automatische methodes uit.

Lukt verzenden nog niet, noteer dan de exacte foutmelding en het tijdstip van de poging. Zo kunnen we onderscheid maken tussen fout wachtwoord, geblokkeerde poort, TLS-probleem of weigering door een externe server.

Waarom is mijn mailbox vol?

Een volle mailbox komt vaak door grote IMAP-mappen, vooral Sent, Trash, spamfolders of oude bijlagen die op de server blijven staan.

Controleer quota in de mailbeheerpaneel. De huidige webmail toont mailboxquota niet altijd betrouwbaar. Verwijder of archiveer grote berichten en maak Trash leeg. Met IMAP verplaatst verwijderen een bericht vaak alleen naar Trash; ruimte komt pas vrij nadat Trash geleegd is.

Gebruiken meerdere toestellen dezelfde mailbox, vermijd dan instellingen die elk verzonden bericht dubbel kopiëren. Voor langetermijnarchief kun je oude mail naar lokale mappen verplaatsen of een quotaherziening vragen.

Waarom krijg ik een fout bij te veel ontvangers?

Uitgaande berichten via standaard all2all-mailaccounts zijn beperkt tot 50 ontvangers per bericht. Dat omvat alle ontvangers in To, CC en BCC.

Grote lijsten met rechtstreekse ontvangers lijken op bulkmail en kunnen anti-spambescherming, externe filtering of tijdelijke weigeringen activeren. De limiet beschermt betrouwbare aflevering en de gedeelde reputatie van de mailinfrastructuur.

Voor grotere distributies gebruik je Mailman of een nieuwsbriefplatform. Die systemen zijn betrouwbaarder en beter voor lijstbeheer. Zie ook: Limieten voor ontvangers bij uitgaande mail.

Waarom komen sommige mails in spam terecht?

Moderne mailsystemen beoordelen afzenderreputatie en technische authenticatie.

Belangrijke elementen:

  • SPF
  • DKIM
  • DMARC
  • reverse DNS
  • consistentie van de afzender

Typische oorzaken zijn websiteformulieren met een verkeerd afzenderadres, ontbrekende SMTP-authenticatie, misleidende From-adressen of zwakke afzenderreputatie.

Mail die door websites wordt gegenereerd gebruikt best geauthenticeerde SMTP. Heb je hulp nodig, contacteer support met afzenderadres, ontvangeradres en ongeveer tijdstip van verzending.

Hoe configureer ik DNS, SPF, DKIM, DMARC of TXT voor externe diensten?

Externe diensten zoals Microsoft 365, Google Workspace, Brevo, Mailchimp of verificatieplatforms vragen vaak DNS-records.

Veelvoorkomende types:

  • MX voor mailrouting
  • SPF als TXT-record voor toegelaten afzenders
  • DKIM als TXT- of CNAME-record voor ondertekening
  • DMARC als TXT-record voor beleid en rapportering
  • TXT-records voor domeinverificatie

Stuur support de exacte records die de externe dienst vraagt, inclusief hostname, type en waarde. Voeg geen verschillende TXT-waarden samen tenzij de provider dat expliciet vraagt.

Wanneer all2all mail voor het domein host, moeten DNS-wijzigingen de all2all MX-, SPF- en DKIM-configuratie bewaren, tenzij mail bewust naar elders verhuist. Verhuist mail weg van all2all, verwittig support zodat lokale mailafhandeling bij ons uitgezet kan worden. Anders kan mail die binnen de all2all-infrastructuur wordt gegenereerd of gerouteerd nog lokaal proberen af te leveren in plaats van naar de nieuwe externe provider.

Waarom kan ik verzenden maar niet ontvangen?

Verzenden en ontvangen gebruiken verschillende mechanismen. Ontvangst hangt vooral af van MX-records, DNS-routing en de juiste bestemmingserver.

Een domein kan correct verzenden terwijl inkomende mail nog naar een andere plaats gestuurd wordt.

Stopt ontvangst, controleer dan waar de MX-records naartoe wijzen. Contacteer support met de domeinnaam als je twijfelt.

Welke SMTP-poort moet ik gebruiken?

Voor geauthenticeerde uitgaande mail gebruik je:

  • poort 587 met STARTTLS, aanbevolen
  • poort 465 met SSL/TLS direct, fallback

Poort 25 is vooral bedoeld voor server-naar-server SMTP/MX-verkeer en lokale relays. Gebruik die normaal niet vanaf laptops, mobiele toestellen of kantoornetwerken.

Waarom verzendt het contactformulier op mijn website niet betrouwbaar?

Moderne websites zouden niet alleen op basisfuncties van de servermail mogen vertrouwen.

Gebruik geauthenticeerde SMTP, een correcte afzenderidentiteit en mailplugins op applicatieniveau, vooral voor WordPress en gelijkaardige CMS-systemen.

Werken formulieren onvoorspelbaar, controleer dan eerst de mailconfiguratie van de website. Support kan helpen nagaan of het bericht de server bereikt heeft.

Hoe configureer ik formulieren om misbruik en spam te vermijden?

Het uiteindelijke ontvangeradres moet vast in de websiteconfiguratie staan. Een bezoeker mag nooit via een formulierveld de ontvanger kunnen bepalen.

Gebruik een echte mailbox van je eigen domein als technische afzender. Zet input van de bezoeker in Reply-To, niet in het technische afzenderadres. Dat houdt SPF, DKIM en DMARC properder.

Formulieren hebben ook anti-misbruikbescherming nodig: CAPTCHA, verborgen anti-botvelden en verzendlimieten.

Voor geavanceerde scripts: definieer het afzenderadres expliciet en gebruik, wanneer ondersteund, de optie -r voor de envelope sender.

Welke authenticatiemethode kies ik in mijn mailprogramma?

Gebruik authenticatie met normaal wachtwoord, vaak weergegeven als PLAIN, PASSWORD of “normal password”.

Gebruik dit altijd binnen versleutelde transportlaag: STARTTLS of SSL/TLS.

Zet SPA, CRAM-MD5, NTLM en gelijkaardige methodes uit. Automatische detectie kiest soms de verkeerde methode.

Waarom werkt mijn wachtwoord in webmail maar niet in mijn mailprogramma?

Als webmail werkt, is het wachtwoord meestal correct. Het probleem zit vaak in een instelling van het mailprogramma:

  • verkeerde gebruikersnaam
  • verkeerde inkomende of uitgaande server
  • verkeerde authenticatiemethode
  • oud wachtwoord opgeslagen in het programma

Voer het wachtwoord opnieuw handmatig in en controleer alle serverinstellingen.

Blijft het probleem bestaan, contacteer support met domeinnaam, gebruikersnaam en exacte foutmelding. Voor afleverproblemen: vermeld ook afzender, ontvanger en ongeveer tijdstip van verzending.

Bestellen