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E-mail et listes de diffusion

Questions sur les boîtes mail, les logiciels de courriel, POP3, IMAP, le webmail, les listes de diffusion et l’envoi de mails depuis un site web.

Questions

Comment créer un nouveau compte e-mail ?

L’hébergement mail est géré séparément de l’hébergement web. C’est plus sûr et plus robuste : un incident sur un site web ne doit pas automatiquement toucher les boîtes mail, et l’administration du courriel n’est pas exposée via les accès du site.

L’administration des boîtes utilise des identifiants séparés de ceux du site web. Le mail doit d’abord être activé pour le domaine, car certains domaines hébergés chez all2all utilisent un prestataire mail externe.

Une fois le service activé, all2all configure les enregistrements DNS nécessaires, notamment MX, SPF et DKIM quand c’est applicable.

L’interface d’administration mail permet de créer des boîtes, alias, redirections et réponses automatiques, de changer les mots de passe, supprimer des comptes et définir des quotas.

Si l’administration n’est pas encore active, contactez le support avec le nom de domaine et le nom du client.

Quel logiciel mail recommandons-nous ?

Sur ordinateur, nous recommandons Thunderbird sur Linux, macOS et Windows. Il est mature, libre, fonctionne bien avec IMAP/SMTP standards et garde la configuration mail sous le contrôle de l’utilisateur.

Apple Mail fonctionne aussi correctement sur macOS, iPhone et iPad lorsqu’il est configuré avec les bons paramètres IMAP et SMTP. Il est inclus avec les appareils Apple ; il n’y a donc généralement rien à télécharger.

Nous ne recommandons pas Outlook pour les comptes mail all2all. Les versions récentes peuvent synchroniser des comptes non-Microsoft, y compris des boîtes IMAP, via le cloud Microsoft. Cela pose des questions de confidentialité, de GDPR et de dépendance pour les organisations qui choisissent volontairement un hébergement mail indépendant. Outlook génère aussi régulièrement des problèmes de support : méthode d’authentification, ports, détection automatique ou anciens mots de passe stockés.

Sur Android, Thunderbird for Android est recommandé. Il est aussi disponible sur Google Play. Il peut importer les réglages depuis Thunderbird Desktop en scannant un QR code : si le compte fonctionne déjà sur l’ordinateur, la configuration du téléphone devient très rapide, sans recopier les noms de serveur, ports et identifiants.

Il n’existe pas actuellement de Thunderbird pour iPhone. Sur iPhone, utilisez Apple Mail. BlueMail peut dépanner si nécessaire, mais il n’est pas libre.

Comment configurer mon client e-mail ?

Utilisez le serveur mail attribué à votre domaine. Il peut s’agir par exemple de moses.all2all.org, maximusconfessor.all2all.org, vonmuenchhausen.all2all.org ou hermes.all2all.org.

Courrier entrant recommandé :

  • IMAP : port 143 avec STARTTLS
  • IMAPS : port 993 avec SSL/TLS direct

Courrier sortant recommandé :

  • SMTP submission : port 587 avec STARTTLS et authentification
  • SMTPS : port 465 avec SSL/TLS direct et authentification

POP reste disponible pour les anciennes configurations :

  • POP3 : port 110 avec STARTTLS
  • POP3S : port 995 avec SSL/TLS direct

Utilisez le login de boîte exactement tel qu’il apparaît dans Virtualmin, menu “Users”, colonne “Username”. Ce n’est pas forcément l’adresse e-mail complète. Le mot de passe est celui de la boîte mail.

Le SMTP authentifié est obligatoire sur les ports 587 et 465 et doit toujours être préféré pour l’envoi.

Quelle est la différence entre POP3 et IMAP ?

POP3 télécharge les messages sur un appareil local. Dans l’usage traditionnel, les messages peuvent ensuite être retirés du serveur et organisés principalement sur un seul ordinateur.

IMAP garde les messages sur le serveur et synchronise les dossiers entre appareils. Si vous lisez, déplacez ou supprimez un message sur un appareil, le changement apparaît aussi sur les autres.

IMAP est recommandé pour la plupart des utilisateurs, car le courrier est souvent consulté depuis plusieurs appareils. POP3 reste disponible pour les personnes qui veulent volontairement un stockage local uniquement.

Attention : n’utilisez jamais POP3 et IMAP en même temps sur la même boîte mail. Des comportements étranges peuvent apparaître, surtout avec les messages supprimés, déplacés ou déjà téléchargés. Si vous utilisez plusieurs appareils ou plusieurs logiciels mail sur la même boîte, utilisez IMAP partout.

Quelle taille maximale de message les serveurs mail all2all acceptent-ils ?

La taille maximale actuellement acceptée est de 50 MB.

Beaucoup de serveurs distants utilisent des limites plus basses, souvent autour de 25 MB. Les pièces jointes grossissent aussi pendant le transport mail à cause de l’encodage.

Pour des fichiers plus volumineux, utilisez SFTP, SCP, l’espace web ou des liens de téléchargement partagés. Le courriel convient mieux aux documents, archives compressées et pièces jointes de taille raisonnable.

Comment accéder au webmail ?

Utilisez l’interface webmail du serveur qui héberge votre boîte :

Connectez-vous avec le même nom d’utilisateur et le même mot de passe que pour IMAP, POP3 et SMTP.

Le webmail est utile quand vous êtes loin de votre appareil habituel, pour un accès rapide, ou pour vérifier si un problème vient du logiciel local ou de la boîte elle-même.

Dans les préférences du webmail, vérifiez l’identité d’expédition sous Preferences → Identity → From. L’adresse visible doit être votre vraie adresse mail, même si l’authentification utilise un login technique.

Comment passer de POP3 à IMAP ?

Configurez la même boîte une seconde fois dans votre logiciel mail, mais en IMAP au lieu de POP3. Les identifiants restent les mêmes.

Avec IMAP, les messages et dossiers restent sur le serveur et se synchronisent entre appareils.

Attention : ne continuez pas à utiliser POP3 et IMAP en même temps sur la même boîte. Si la boîte est utilisée depuis plusieurs appareils ou logiciels, utilisez IMAP partout.

Les messages déjà téléchargés dans un compte POP3 ne remontent pas automatiquement sur le serveur. Si vous voulez les retrouver en IMAP, copiez-les ou déplacez-les manuellement vers les dossiers IMAP depuis votre logiciel mail.

Vérifiez aussi que Sent, Trash et Drafts existent côté serveur, et que les mails envoyés sont bien enregistrés dans le dossier Sent du serveur.

Les e-mails entrants sont-ils filtrés contre spam et virus ?

Oui. Les serveurs mail gérés par all2all utilisent ClamAV pour l’antivirus et SpamAssassin pour l’évaluation du spam.

SpamAssassin analyse le contenu, la réputation de l’expéditeur, les contrôles DNS, les en-têtes et les règles techniques comme SPF ou DKIM. Le filtrage cherche un équilibre : le spam évident peut être rejeté, tandis que les messages douteux peuvent arriver avec un marquage.

Aucun filtre ne bloque tout le courrier indésirable sans risquer parfois un faux positif. Consultez régulièrement les dossiers spam.

Publier une adresse mail directement sur un site augmente fortement le spam. Utilisez des formulaires protégés lorsque c’est approprié.

Sur des serveurs virtuels ou dédiés autogérés, les règles de filtrage peuvent différer.

Comment créer une liste de diffusion ?

Les listes de diffusion sont créées sur demande. Contactez le support avec :

  • le nom souhaité pour la liste
  • le nom de domaine
  • l’usage prévu

Une liste a généralement une adresse du type nom-de-liste@lists.votre-domaine.example.

Après création, l’accès administrateur est fourni via l’interface de gestion de la liste. Changez le mot de passe administrateur initial après la première connexion.

Les listes doivent respecter le principe opt-in : pas d’envoi massif non sollicité, objectif clair de l’abonnement, et abonnés qui ont consciemment rejoint la liste.

Pour de grandes listes ou des volumes importants, contactez le support à l’avance afin d’évaluer la configuration.

Comment accéder à l’administration d’une liste ?

Après la création de la liste, le serveur de liste envoie l’URL d’administration et le mot de passe initial par mail.

À la première connexion, vérifiez la politique d’abonnement, les règles de modération, les permissions d’expédition, la gestion des réponses et la visibilité des archives.

Décidez explicitement si les archives sont publiques, privées ou désactivées. Pour des listes internes ou confidentielles, des archives privées ou désactivées sont recommandées.

Pour un usage newsletter, activez la modération, limitez les expéditeurs autorisés et vérifiez le comportement des réponses.

Comment configurer une newsletter d’annonce avec Mailman ?

Mailman peut être configuré pour que seuls les expéditeurs autorisés publient, tandis que les abonnés reçoivent seulement les messages.

L’approche la plus sûre consiste à modérer les envois par défaut :

  • les abonnés reçoivent les messages
  • les expéditeurs approuvés peuvent publier
  • les messages non autorisés sont retenus pour modération

Vérifiez la modération des expéditeurs, la confidentialité des abonnements, la visibilité des archives et la gestion des réponses. Les réponses ne doivent pas automatiquement partir vers toute la liste, sauf si c’est voulu.

Pour des campagnes plus grandes, avec modèles graphiques ou statistiques, des outils externes comme Brevo ou Mailchimp peuvent être utilisés. La différence importante : Mailman reste hébergé dans votre propre infrastructure, tandis que les plateformes externes placent l’activité mail chez un tiers.

Mon e-mail ne fonctionne plus : que vérifier d’abord ?

Vérifiez d’abord si le problème touche aussi le webmail. Si le webmail fonctionne, la boîte et le mot de passe sont généralement corrects ; le problème vient alors probablement des réglages du logiciel mail.

Contrôlez ces points :

  • nom d’utilisateur exactement comme dans Virtualmin
  • mot de passe actuel de la boîte
  • nom du serveur IMAP ou POP
  • nom du serveur SMTP
  • réglage STARTTLS ou SSL/TLS
  • quota de la boîte

Si le webmail échoue aussi, le mot de passe, l’état de la boîte ou le quota doivent peut-être être corrigés. Contactez le support avec le domaine, le nom d’utilisateur de la boîte et le message d’erreur exact.

Je n’arrive pas à envoyer via SMTP : que vérifier ?

Utilisez SMTP submission authentifié, pas le port 25 depuis un ordinateur portable ou un réseau de bureau.

Réglages recommandés :

  • serveur SMTP : le serveur mail attribué au domaine
  • port 587 avec STARTTLS, recommandé
  • port 465 avec SSL/TLS direct, en solution de repli
  • authentification : obligatoire
  • méthode d’authentification : mot de passe normal ou plain password

Le nom d’utilisateur est le login de boîte affiché dans Virtualmin. Ce n’est pas toujours l’adresse mail complète. Désactivez SPA, CRAM-MD5, NTLM et méthodes similaires.

Si l’envoi échoue encore, notez le message d’erreur exact et l’heure de l’essai. Cela aide à distinguer mauvais mot de passe, port bloqué, problème TLS ou refus par le serveur distant.

Pourquoi ma boîte mail est-elle pleine ?

Une boîte pleine est souvent causée par de gros dossiers IMAP, surtout Sent, Trash, spam ou d’anciennes pièces jointes conservées sur le serveur.

Vérifiez le quota dans l’interface d’administration mail. Le webmail actuel n’affiche pas toujours le quota de manière fiable. Supprimez ou archivez les gros messages et videz la corbeille. Avec IMAP, supprimer un message le déplace souvent dans Trash ; l’espace n’est récupéré qu’après vidage de la corbeille.

Si plusieurs appareils utilisent la même boîte, évitez les réglages qui copient chaque message envoyé deux fois. Pour un archivage à long terme, déplacez les anciens courriels vers des dossiers locaux ou demandez une révision du quota.

Pourquoi ai-je une erreur en envoyant à trop de destinataires ?

Les messages sortants envoyés via les comptes mail standards all2all sont limités à 50 destinataires par message. Cela inclut les champs To, CC et BCC.

De longues listes de destinataires ressemblent à du courrier de masse et peuvent déclencher des protections anti-spam, du filtrage distant ou des refus temporaires par les serveurs destinataires. Cette limite protège la délivrabilité et la réputation partagée de l’infrastructure mail.

Pour des envois plus larges, utilisez Mailman ou une plateforme de newsletter. Ces systèmes sont plus fiables et mieux adaptés à la gestion de listes. Voir aussi : Limites de destinataires pour les mails sortants.

Pourquoi certains de mes messages arrivent-ils en spam ?

Les systèmes mail modernes évaluent la réputation de l’expéditeur et l’authentification technique.

Éléments importants :

  • SPF
  • DKIM
  • DMARC
  • reverse DNS
  • cohérence de l’expéditeur

Causes fréquentes : formulaires web utilisant une mauvaise adresse d’expédition, absence de SMTP authentifié, adresse From trompeuse ou réputation faible.

Les mails générés par un site devraient utiliser SMTP authentifié lorsque c’est possible. Si vous avez besoin d’aide, contactez le support avec l’adresse d’expédition, l’adresse destinataire et l’heure approximative d’envoi.

Comment configurer DNS, SPF, DKIM, DMARC ou TXT pour des services externes ?

Des services externes comme Microsoft 365, Google Workspace, Brevo, Mailchimp ou des plateformes de vérification demandent souvent des enregistrements DNS.

Types courants :

  • MX pour le routage mail
  • SPF sous forme d’enregistrement TXT pour les expéditeurs autorisés
  • DKIM sous forme TXT ou CNAME pour signer les messages
  • DMARC sous forme TXT pour la politique et les rapports
  • TXT pour la vérification de domaine

Envoyez au support les enregistrements exacts demandés par le service externe : nom, type et valeur. Ne fusionnez pas plusieurs valeurs TXT sans consigne explicite du fournisseur.

Si all2all héberge le mail du domaine, les changements DNS doivent préserver MX, SPF et DKIM all2all, sauf si le mail est volontairement déplacé ailleurs. Si le mail quitte all2all, avertissez le support pour que la gestion mail locale soit désactivée chez nous. Sinon, des mails générés ou routés à l’intérieur de l’infrastructure all2all peuvent encore tenter d’être livrés localement au lieu de partir vers le nouveau prestataire.

Pourquoi puis-je envoyer mais pas recevoir ?

L’envoi et la réception utilisent des mécanismes différents. La réception dépend surtout des enregistrements MX, du routage DNS et du bon serveur de destination.

Un domaine peut envoyer correctement pendant que les mails entrants sont encore dirigés ailleurs.

Si la réception s’arrête, vérifiez où pointent les enregistrements MX. En cas de doute, contactez le support avec le nom de domaine.

Quel port SMTP utiliser ?

Pour le courrier sortant authentifié, utilisez :

  • port 587 avec STARTTLS, recommandé
  • port 465 avec SSL/TLS direct, solution de repli

Le port 25 sert principalement au transport SMTP serveur-à-serveur, MX et relais locaux. Il ne devrait normalement pas être utilisé depuis un ordinateur portable, un téléphone ou un réseau de bureau.

Pourquoi le formulaire de contact de mon site n’envoie-t-il pas de manière fiable ?

Les sites modernes ne devraient pas dépendre uniquement des fonctions mail basiques du serveur.

Utilisez SMTP authentifié, une identité d’expédition correcte et des extensions mail au niveau de l’application, surtout pour WordPress et les CMS similaires.

Si les formulaires se comportent de manière irrégulière, vérifiez d’abord la configuration mail du site. Le support peut aider à vérifier si le message est arrivé au serveur.

Comment configurer les formulaires pour éviter abus et spam ?

L’adresse destinataire finale doit rester fixe dans la configuration du site. Un visiteur ne doit jamais pouvoir définir le destinataire via un champ du formulaire.

Utilisez une vraie adresse de votre domaine comme expéditeur technique. Placez l’adresse du visiteur dans Reply-To, pas dans l’adresse d’expédition technique. Cela garde SPF, DKIM et DMARC plus propres.

Les formulaires devraient aussi inclure une protection anti-abus : CAPTCHA, champ invisible anti-bot et limites d’envoi.

Pour des scripts avancés, définissez explicitement l’adresse d’expédition et, quand c’est pris en charge, utilisez l’option -r pour l’envelope sender.

Quelle méthode d’authentification choisir dans mon client mail ?

Utilisez l’authentification par mot de passe normal, souvent affichée comme PLAIN, PASSWORD ou “normal password”.

Elle doit toujours être utilisée dans un transport chiffré : STARTTLS ou SSL/TLS.

Désactivez SPA, CRAM-MD5, NTLM et méthodes similaires. La détection automatique choisit parfois la mauvaise méthode.

Pourquoi mon mot de passe fonctionne-t-il dans le webmail mais pas dans mon client mail ?

Si le webmail fonctionne, le mot de passe est généralement correct. Le problème vient souvent d’un réglage du logiciel :

  • mauvais nom d’utilisateur
  • mauvais serveur entrant ou sortant
  • mauvaise méthode d’authentification
  • ancien mot de passe encore stocké dans le client

Retapez le mot de passe manuellement et vérifiez tous les paramètres serveur.

Si le problème persiste, contactez le support avec le domaine, le nom d’utilisateur et le message d’erreur exact. Pour des problèmes de livraison, indiquez aussi l’expéditeur, le destinataire et l’heure approximative d’envoi.

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